|
Lindab International AB, samt alle selskaber i Lindab International AB-koncernen ("Lindab" eller "vi"/"os"), stræber efter gennemsigtighed og et højt niveau af forretningsetik. Vi driver vores forretning på en ansvarlig, transparent og bæredygtig måde.
Dette whistleblowing-direktiv, som Lindab A/S har udstedt, gælder for alle ansatte i Lindab A/S samt andre personer omfattet af "lov om beskyttelse af whistleblowere" (se punkt A nedenfor).
1. Introduktion - hvad er whistleblowing, og hvorfor er det vigtigt?
Vores whistleblower-tjeneste er oprettet i overensstemmelse med EU's direktiv om beskyttelse af whistleblowere (2019/1937) og lov om beskyttelse af whistleblowere. Whistleblower-tjenesten er et vigtigt redskab til reduktion af risici og bevarelse af tilliden til vores aktiviteter, idet den gør det muligt for os at opdage og handle på et tidligt tidspunkt i forbindelse med en eventuel forseelse. Whistleblowing kan ske åbent (i fortrolighed) eller anonymt.
2. Hvornår skal man slå alarm?
Whistleblower-tjenesten skal bruges til at advare os om alvorlige risici for forseelser, der påvirker mennesker, vores organisation, samfundet eller miljøet. Hvis du har mistanke om, at Lindab eller en person, der handler på vegne af Lindab, handler i strid med gældende lovgivning, vores politikker eller interne procedurer, er du forpligtet til at rapportere en sådan formodet forseelse.
Hvis den formodede forseelse vedrører forhold, der kan rapporteres via vores whistleblower-tjeneste ("Whistleblower-kanalen"), skal whistleblower-kanalen anvendes. Dette er vigtigt for dig, fordi du ved at rapportere via whistleblower-kanalen er berettiget til særlig beskyttelse i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere. Og det er lige så vigtigt for os, fordi det anses for at give os de bedste betingelser for at undersøge din indberetning og give dig feedback.
For sager, der ikke kan indberettes i whistleblower-kanalen, bedes de personer, der indberetter, kontakte deres overordnede eller leder.
En person, der foretager en indberetning, behøver ikke at have konkrete beviser for at udtrykke en mistanke. Det er dog forbudt bevidst at indberette falske oplysninger. En person, der bevidst indberetter falske oplysninger, kan straffes med en bøde, medmindre en strengere straf er foreskrevet i en anden lovgivning.
3. Hvad kan jeg indberette?
Ifølge den danske lov om beskyttelse af whistleblowere kan - og skal - oplysninger i en arbejdsrelateret sammenhæng om overtrædelser af visse områder af EU-lovgivningen og alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold indberettes til whistleblower-kanalen, eksempelvis:
✓ Korruption og finansielle uregelmæssigheder, f.eks. bestikkelse, unfair konkurrence, hvidvaskning af penge, bedrageri, interessekonflikter
✓ Alvorlige sundheds- og sikkerhedsovertrædelser, f.eks. sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen, produktsikkerhed, alvorlig forskelsbehandling og chikane, der er i strid med loven
✓ Alvorlige overtrædelser af miljølovgivningen, f.eks. ulovlig behandling af farligt affald
✓ Krænkelser af privatlivets fred, f.eks. uretmæssig brug af personoplysninger
✓ Overtrædelse af kartelreglerne, f.eks. karteldannelse og prisfastsættelse
✓ Anden ulovlig eller groft uetisk adfærd, f.eks. brug af børnearbejde, moderne slaveri, anden ulovlig udnyttelse af arbejdskraften og krænkelser af menneskerettighederne
✓ Andre alvorlige forhold, f.eks. fysisk eller psykisk misbrug, seksuelle krænkelser eller seksuelt misbrug, ulovlig forskelsbehandling og alvorlig chikane og
✓ Andre alvorlige overtrædelser af Lindabs etiske kodeks og andre koncernpolitikker
Klager og sager som f.eks. generel utilfredshed på arbejdspladsen og dårlig ledelse (lederskab), alkohol- eller narkotikaproblemer, småtyveri på arbejdspladsen, mindre alvorlige arbejdsmiljøproblemer og lignende hændelser skal ikke indberettes og må ikke behandles via whistleblower-kanalen.
4. Hvordan slår man alarm?
Hvis den formodede forseelse vedrører en sag, der skal indberettes i whistleblower-kanalen:
✓ Alternativ 1: Anonym eller fortrolig meddelelse via whistleblower-indberetningskanalen til whistleblower-teamet - klik her >
✓ Alternativ 2: Kontakt whistleblower-teamet direkte:
Ola Ranstam, bestyrelsesformand for Lindab A/S og chefjurist for Lindab-koncernen, +46 701 49 78 10 eller [email protected]
og/eller advokat Claus Guldager, Andersen Partners Advokatpartnerselskab, +45 76 22 22 03 eller [email protected]
✓ Alternativ 3: Indberetning til ekstern kanal, der vedligeholdes af Datatilsynet: www.whistleblower.dk
Du anmodes om at indberette via det interne whistleblower-program, hvis den formodede forseelse kan håndteres internt på passende vis, og hvis du mener, at der ikke er risiko for repressalier.
Hvis du ikke mener, at overtrædelsen kan håndteres effektivt internt, og hvis du mener, at der er risiko for repressalier, kan du indberette den til Datatilsynet (alternativ 3).
Vi skal oplyse, at det altid står dig frit for, om du vil anmelde sagen via det interne whistleblower-program, som Lindab tilbyder, eller via den eksterne whistleblower-kanal, som Datatilsynet har oprettet. Den eksterne whistleblower-kanal tilbyder skriftlig indberetning, telefonisk indberetning og indberetning ved et møde, som skal aftales nærmere.
Meddelelsesplatformen administreres af WhistleB, som er en ekstern tjenesteudbyder. Alle meddelelser er krypterede. For at sikre anonymitet og/eller fortrolighed for den person, der sender en meddelelse, sletter WhistleB alle metadata, herunder IP-adresser. Den person, der sender meddelelsen, forbliver også anonym i den efterfølgende dialog med de ansvarlige modtagere af indberetningen.
Hvis du ønsker at indberette (mistanke om) forseelser, som ikke kan indberettes i whistleblower-kanalen, bedes du kontakte din nærmeste overordnede, en anden leder, som du har tillid til, eller din lokale HR-afdeling. Du kan altid kontakte chefjuristen i Lindab-koncernen (se ovenfor) eller formanden for Lindab International AB’s bestyrelse: Peter Nilsson, formand for bestyrelsen, [email protected].
Hvis en leder modtager en meddelelse, der i henhold til denne politik skal indberettes til whistleblower-kanalen, er det lederens pligt at instruere den indberettende person om at indberette den (formodede) forseelse til whistleblower-kanalen, eller lederen skal selv indberette den (formodede) forseelse til whistleblower-kanalen.
5. Undersøgelsesprocessen
WHISTLEBLOWER-TEAMET
Hver Lindab-enhed med 250 eller flere ansatte har udpeget personer, der er udvalgt af Lindab til at være bemyndiget på vegne af Lindab-enheden til at modtage indberetninger fra personer i whistleblower-kanalen og til at følge op på og undersøge indberetningerne og til at opretholde kommunikationen med den indberettende person, som fastsat i §§ 11 og 12 i den danske lov om beskyttelse af whistleblowere.
Adgang til meddelelser modtaget gennem vores whistleblower-kanal er begrænset til de udpegede personer med beføjelser til at behandle whistleblower-sager. Deres handlinger bliver journaliseret, og behandlingen er fortrolig. Når det er nødvendigt, kan personer, der kan tilføre ekspertise, inddrages i undersøgelsesprocessen, medmindre en sådan videregivelse ville være uautoriseret, jf. § 26 i den danske lov om beskyttelse af whistleblowere. Disse personer kan modtage relevante oplysninger og er også underlagt tavshedspligt.
Whistleblower-teamet består af/eller indberetninger kan videregives til følgende personer: Ola Ranstam og advokat Claus Guldager.
MODTAGELSE AF EN MEDDELELSE
Når whistleblower-teamet modtager en meddelelse, beslutter det, om det vil acceptere eller afvise meddelelsen. Hvis meddelelsen accepteres, vil der blive truffet passende foranstaltninger til undersøgelse, se Undersøgelse nedenfor.
Whistlebloweren vil modtage en kvittering for modtagelse af indberetningen inden for 7 dage.
Whistleblower-teamet må ikke undersøge den indberettede forseelse, hvis:
✓ Den påståede adfærd ikke er indberetningspligtig adfærd i henhold til gældende lovgivning
✓ Meddelelsen ikke er blevet foretaget i god tro
✓ Der ikke er tilstrækkelige oplysninger til at muliggøre en yderligere undersøgelse
✓ Emnet for meddelelsen allerede er blevet klarlagt
Hvis en meddelelse vedrører emner, der ikke er omfattet af dette whistleblowing-direktivs anvendelsesområde, skal whistleblower-teamet give den indberettende person passende instruktioner.
Hvis indberetningen sker mundtligt, kan whistlebloweren anmode om et fysisk møde inden for en rimelig frist.
Whistleblower-teamet sender behørig feedback inden for tre måneder efter datoen for modtagelsen af indberetningen.
UNDERSØGELSE
Alle meddelelser behandles seriøst og i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik .
✓ Ingen fra whistleblower-teamet eller andre, der deltager i undersøgelsesprocessen, vil forsøge at identificere whistlebloweren.
✓ Whistleblower-teamet kan om nødvendigt stille opfølgende spørgsmål via kanalen for anonym kommunikation.
✓ En meddelelse vil ikke blive undersøgt af personer, der kan være involveret i eller forbundet med den pågældende forseelse.
✓ Whistleblower-meddelelser behandles fortroligt af de involverede parter.
✓ Virksomhedens eller eksterne faglige eksperter kan inddrages i undersøgelsen, når det er nødvendigt og hensigtsmæssigt.
6. Beskyttelse og privatlivets fred
BESKYTTELSE AF WHISTLEBLOWERE
Indberetning kan enten ske helt anonymt via WhistleB-platformen eller direkte til whistleblower-teamet, hvor man stadig forbliver anonym over for virksomheden.
En person, der giver udtryk for en ægte mistanke eller bekymring i overensstemmelse med dette direktiv, risikerer ikke at miste sit job eller at blive pålagt nogen form for sanktioner eller personlige ulemper som følge heraf. Det er ligegyldigt, om whistlebloweren tager fejl, forudsat at han eller hun handler i god tro. Hvis du mener, at du er blevet udsat for en gengældelsesaktion, skal du anmelde dette via whistleblower-kanalen så hurtigt som muligt.
Under hensyntagen til privatlivets fred for de personer, mod hvem der er fremsat beskyldninger, og eventuelle andre fortrolighedsspørgsmål, vil en whistleblower blive holdt underrettet om resultaterne af undersøgelsen af beskyldningerne, hvis det skønnes rimeligt.
Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, der direkte eller indirekte kan give anledning til at konkludere whistleblowerens identitet, må ikke uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke videregives til andre af whistleblower-teamet. Oplysninger må dog kun videregives til offentlige myndigheder, hvis videregivelsen sker for at forhindre overtrædelse af § 1, stk. 1 i den danske lov om beskyttelse af whistleblowere eller for at sikre en berørt persons ret til forsvar.
BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Kategorier af personoplysninger og de registrerede personer
Denne whistleblower-tjeneste kan indsamle personoplysninger om den person, der er angivet i en meddelelse, whistlebloweren og enhver tredjeperson, der er involveret, med henblik på at undersøge kendsgerninger om de erklærede forseelser og den upassende adfærd, der kan indberettes i whistleblower-kanalen.
Personoplysninger, der kan behandles i whistleblower-tjenesten, er: navn, adresse, by, køn, nationalitet, roller eller funktioner, kontaktoplysninger (herunder telefonnummer), oplysninger om den indberettede hændelse, trufne foranstaltninger, undersøgelsesrapporter og andre typer personoplysninger, der indsamles under undersøgelsen, f.eks. under interviews, men også via telefonlogfiler, datafiler, lydfiler, IP-adresse og andre tekniske data samt e-mail.
Afhængigt af indberetningens art kan der behandles følsomme personoplysninger, f.eks. oplysninger om etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskab og oplysninger om helbred eller seksualliv. Når whistlebloweren indsender en indberetning, bør han/hun så vidt muligt undgå at afsløre sådanne følsomme personoplysninger, som ikke er relevante for indberetningen.
En indberetning i whistleblower-tjenesten kan også betyde, at vi vil behandle personoplysninger om faktiske eller formodede domme for strafbare forhold og lovovertrædelser.
Formål med behandlingen og retsgrundlag
Personoplysningerne behandles primært med henblik på behandling og undersøgelse af en opfølgningssag. Personoplysninger, der behandles til dette formål, kan også behandles med henblik på at opfylde en videregivelse, der: (i) er nødvendig for at træffe foranstaltninger i forbindelse med det, der er fremkommet i en indberetning, (ii) er nødvendig for at indberetninger kan anvendes som bevismateriale i retssager, og (ii) er i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser. Denne behandling samt behandling af faktiske eller formodede domme for strafbare forhold og lovovertrædelser er baseret på vores lovbestemte forpligtelser til at levere en whistleblower-tjeneste.
Retsgrundlaget for vores behandling af følsomme personoplysninger er, at behandlingen er nødvendig af hensyn til en væsentlig offentlig interesse på grundlag af EU-lovgivningen eller medlemsstaternes nationale lovgivning. I nogle tilfælde kan vi også behandle følsomme personoplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde forpligtelserne og udøve specifikke rettigheder inden for beskæftigelses- og socialsikringslovgivnin-gen og lovgivningen om social beskyttelse, i det omfang det er tilladt i henhold til EU-lovgivningen eller medlemsstaternes lovgivning.
I nogle tilfælde kan vi også behandle personoplysninger med henblik på at træffe yderligere foranstaltninger i forbindelse med en indberetning. Vi baserer os i så fald på vores legitime interesse i at behandle personoplysninger for at kunne træffe sådanne foranstaltninger. I det omfang vi har brug for at behandle følsomme personoplysninger eller oplysninger om faktiske eller formodede domme for strafbare forhold og lovovertrædelser til dette formål, sker det på grundlag af, at det er nødvendigt for at fastslå, fremsætte eller forsvare et retskrav.
SLETNING AF DATA
Personoplysningerne vil kun blive opbevaret så længe, som det er nødvendigt for at undersøge en indberetning og for at træffe relevante opfølgningsforanstaltninger i forbindelse med resultaterne af en sådan undersøgelse.
Personoplysninger, der behandles i forbindelse med en opfølgning, behandles under ingen omstændigheder længere end to år efter, at undersøgelsen er afsluttet.
Overskydende personoplysninger og personoplysninger, der ikke er relevante for den indberettede hændelse, slettes eller anonymiseres så hurtigt som muligt.
DATAANSVARLIG FOR PERSONOPLYSNINGER:
Lindab A/S, Langkær 20, 6100 Haderslev, e-mail: [email protected], tlf.nr. 73 23 23 23 er ansvarlig for de personoplysninger, der behandles inden for whistleblower-tjenesten.
DELING MED TREDJEPARTER
Beskrivelsen og oplysningerne i forbindelse med denne behandling er kun forbeholdt de udpegede personer, som behandler disse oplysninger fortroligt. For at opfylde formålene med behandlingen af personoplysninger kan personoplysningerne dog deles med tredjeparter, f.eks. eksterne juridiske rådgivere, revisionsfirmaer, retsmedicinske efterforskere eller andre tjenesteydere, som er nødvendige for at afsløre, efterforske og afhjælpe alvorlige overtrædelser. Virksomheden kan også dele personoplysninger med politiet og/eller andre relevante myndigheder, tilsynsorganer eller domstole for at varetage vores interesser eller udøve vores rettigheder.
DATABEHANDLER AF PERSONOPLYSNINGER:
WhistleB Whistleblowing Centre AB (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm), er ansvarlig for whistleblower-applikationen, herunder behandling af krypterede data, såsom whistleblower-meddelelser. Hverken WhistleB eller dennes eventuelle underleverandører kan dekryptere og læse meddelelser. Som sådan har hverken WhistleB eller dennes underdatabehandlere adgang til læsbart indhold.
Dele af behandlingen af personoplysningerne udføres formelt af Lindab AB. Lindab AB har gennem en personoplysningsassistentaftale forpligtet sig til f.eks. kun at behandle personoplysninger i overensstemmelse med den pågældende virksomheds instrukser og til at pålægge alle sine underleverandører de samme forpligtelser gennem skriftlige aftaler.
OPLYSNINGER TIL DE REGISTREREDE OG DE REGISTREREDES RETTIGHEDER
Hvis vi modtager en indberetning, der indeholder personoplysninger om dig, eller hvis der indsamles personoplysninger under en undersøgelse, vil vi så vidt muligt informere dig. Hvis videregivelsen af sådanne oplysninger kan bringe undersøgelsen i fare, vil du i stedet blive informeret så hurtigt som muligt, efter at undersøgelsen har nået et stadium, hvor en sådan risiko ikke længere eksisterer.
Du kan udøve din ret til adgang, berigtigelse, sletning og indsigelse samt til begrænset behandling af dine personoplysninger i overensstemmelse med den lokale databeskyttelseslovgivning. Disse rettigheder er underlagt eventuelle overordnede sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige for at forhindre ødelæggelse af bevismateriale eller andre hindringer for behandlingen og undersøgelsen af sagen. Bemærk f.eks., at i det omfang, at videregivelse af personoplysninger kan bringe en undersøgelse i fare, vil vi ikke være i stand til at efterkomme anmodningen.
Oplysningerne opbevares hovedsageligt i EU eller Storbritannien. Dine personlige oplysninger kan blive overført til lande, som kan have en lavere grad af beskyttelse af personlige oplysninger end den, der tilbydes inden for EU/EØS. Når dine personoplysninger deles med lande uden for EU/EØS, anvender vi standardaftaleklausuler, der er godkendt af Europa-Kommissionen, forudsat at det pågældende land ikke er blevet vurderet af Europa-Kommissionen til at have et tilstrækkeligt niveau for beskyttelse af personoplysninger. Standardaftaleklausulerne er tilgængelige via følgende link: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.
Hvis du har yderligere spørgsmål, indsigelser eller klager, eller hvis du ønsker at udøve dine øvrige rettigheder, bedes du rette henvendelse til: Informations- og it-sikkerhedschef hos Koncern IT.
Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet vedrørende vores behandling af personoplysninger.
Punkt A:
a) Arbejdstagere , b) Selvstændigt erhvervsdrivende. c) Aktionærer og medlemmer af direktionen, bestyrelsen, tilsynsrådet eller det tilsvarende ledelsesorgan i en virksomhed d) frivillige e) Lønnede eller ulønnede praktikanter f) Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører g) Personer, der foretager indberetning eller offentliggørelse af oplysninger, som vedkommende har skaffet sig adgang til i et arbejdsmæssigt forhold, som siden er ophørt h) Personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger.
|
